Cuidado con la plaga inesperada… ¡Contraproducente!

¡Trabajo manchado! Es una sección donde Oliver Schmocker responde a tus preguntas más difíciles [et les plus pertinentes] En el mundo empresarial moderno… y por supuesto sus peculiaridades. Una fecha de lectura Martes y el Jueves. ¿Te gustaría participar? Envíenos su pregunta a [email protected]

s. – “Tengo la impresión de enojo de que paso mi tiempo respondiendo correos electrónicos inútiles, asistiendo a reuniones de las que no sale nada tangible o completando tareas cuyo propósito no entiendo, en total, diría que esto representa un promedio de 12 ¡Horas de trabajo ‘desperdiciado’ a la semana! ¿Hay algo que me ayude a sentirme más útil?” – Elodie

R: Querida Elody, puedo decirte que no eres la única que se siente parcialmente «inútil» en el trabajo. Como mínimo, para lamentar el hecho de que no eres capaz de ser tan eficaz como te gustaría. Más bien, nos enfrentamos a una verdadera pandemia de ineficiencia.

Prueba de ello es la decisión de Mark Zuckerberg, CEO de Facebook, quien decretó en febrero que 2023 sería el “año de la eficiencia” de su empresa: la prioridad absoluta sería aumentar la productividad a todos los niveles, colectiva e individualmente. . Es decir, en este mismo momento se están tomando diversas iniciativas para simplificar y mejorar el trabajo de los empleados y equipos. Y prometo seguir esto de cerca para averiguarlo a finales de año, si no a principios de 2024.

También quiero evidencia de esto en una encuesta reciente realizada por Visier, una empresa de software de gestión de recursos humanos en los EE. UU., que destacó varias afirmaciones sorprendentes sobre este tema:

– El 43% de los empleados admite dedicar “más de 10 horas a la semana” de media a tareas cuyo único objetivo es hacer creer a los demás que son productivos, es decir, las denominadas tareas de “presumir”.

El 22% de los empleados admite dedicar “más de 20 horas semanales de media” a tareas ostentosas.

¿Cuáles son las tareas exactas? Aquellos que no tienen un propósito específico, pero dan la ilusión de ser cruciales para aquellos que no los están mirando de cerca. Equivale, por ejemplo, a apresurarse a responder un correo electrónico de su jefe o colega para demostrar que es rápido en el gatillo, incluso si lo interrumpen en una tarea importante o si otros correos electrónicos deben tratarse con urgencia. Otro ejemplo: participar en una reunión cuando sabes muy bien que no tienes nada útil que aportar, pero te permitirá demostrar a los demás que estás donde decides las cosas importantes. O haga una investigación adicional innecesaria para «inflar» un archivo que tiene que rehacer, solo para que otros piensen que trabajó como loco en él, o incluso que es un experto en el campo.

Confirmo que presumir de tareas se ha convertido en un auténtico desastre. Un último elemento que me permitirá convencerte de esto, Elody. La plataforma de comercio electrónico Shopify analizó el contenido y los resultados de todas las reuniones realizadas el año pasado por cerca de 11.600 empleados. Y en enero, la alta dirección canceló 12.000 de esas reuniones, explicando a los afectados por qué ya no valía la pena celebrarlas. ¡El resultado es un total de 322.000 horas hombre «ahorradas» anualmente!

bien. Ahora bien, ¿cómo gana eficiencia en su trabajo diario? Y es que, sabiendo que no tienes el control de los correos electrónicos que recibes y que debes responder compulsivamente, que las reuniones en las que debes participar, aunque te des cuenta de que tu presencia no es realmente necesaria.

Ya hay una solución. Se llama la lucha consciente contra… ¡la contraproductividad!

El filósofo Ivan Elish describió el hecho de que muchos dispositivos tecnológicos ahorran tiempo y dinero a primera vista, pero en realidad este ahorro es solo humo y espejos.

Tomemos un ejemplo de correo electrónico. En sí mismo, es un gran invento: la carta se escribe rápidamente, se envía rápidamente, se archiva rápidamente si es necesario y todo de forma gratuita. No puedes prescindir de él en el trabajo, ¿verdad? Pero eso es olvidar la otra cara de la moneda: el spam constante que requiere filtros constantemente renovados; el flujo constante de correos electrónicos que todavía tenemos que leer, incluso si sabemos de antemano que no nos servirán de nada; sistema de depósito de excedentes; Etc. Al final, los correos electrónicos ocupan mucho de nuestro tiempo. ¡Y a menudo, en vano!

Un último punto: ¿los correos electrónicos son realmente «gratis»? Bueno no. Solo piensa en el celular que llevas contigo a todas partes, la suscripción mensual que tienes que pagar, las aplicaciones pagas que usas, etc. ¡La factura es astronómica!

Tomemos otro ejemplo: presentaciones de PowerPoint. ¿Cuánto tiempo lleva decorarlo con colores llamativos, rayas inverosímiles o incluso dibujos animados supuestamente divertidos? ¿Y cuántos zumbidos sutiles suelen sonar poco después de que las luces de la sala de conferencias se hayan atenuado? Se supone que este tipo de software aumenta la productividad, pero todos sabemos muy bien que no es así…

Así, la anti-contraproductividad equivale a seguir una regla de vida muy simple, defendida por el empresario suizo Rolf Dobelli en su libro Die Kunst des guten Lebens (El arte de vivir bien, en francés): Elimina el exceso.

«Los gadgets tecnológicos, que siempre parecen tan prometedores, suelen ser contraproducentes para nuestra calidad de vida. De ahí el interés por eliminar el exceso en términos de gadgets tecnológicos. Así, antes de lanzarse al siguiente gadget (aplicación, software, tableta digital, auriculares) inalámbrica, etc.), ¡enciende tu cerebro!», señala.

¿que digo? Es importante darse cuenta de que la tecnología no siempre es su amiga en los negocios. Y luego, debe convertir en un hábito en el trabajo limitar su uso de la tecnología, tanto como sea posible:

¿Necesita enviar un mensaje a un colega? No le envíes un correo electrónico al respecto, levántate de tu escritorio y tómate un par de minutos para hablar con él en persona. Este tiempo nunca será en vano, al contrario, te permitirá fortalecer los lazos que te unen con esta persona.

¿Necesita resaltar aspectos destacados en un archivo? Olvídese de PowerPoint. Memoriza los tres puntos principales y haz una breve explicación de cada uno de ellos con una o dos frases pegadizas. Entonces toda la atención estará sobre ti, y tus frases no dejarán de herir los espíritus.

¿Deberías participar en un chat de video con colegas? Diles que a esa hora estarás en la oficina y que será más fácil verse entre la audiencia. Y si el video es sobre un socio comercial o un cliente, ofrezca su perspectiva en persona, argumentando que la comunicación siempre es mejor de esa manera.

Eso no es todo. Además, adquiera el hábito de guardar la tecnología. Por ejemplo, Elodie, me dijiste que estabas abrumada con los correos electrónicos y que tenías que responderlos. Sigue respondiendo porque no tienes otra opción, pero hazlo solo durante 5 minutos cada hora, o mejor, una vez por la mañana y otra por la tarde. Eso sí, elimina las notificaciones que son una distracción. Esto liberará su mente de los correos electrónicos, lo que le permitirá concentrarse en las tareas relevantes.

Ditto, me dijiste que deberías asistir a reuniones donde no tienes nada que hacer. Mire su calendario y marque una reunión periódica de la que con gusto pueda prescindir. Luego ve a hablar con la persona que lo organiza, y explícale lo útil que es dedicar una hora de tu tiempo a otra cosa. Deberías encontrar fácilmente puntos en común. Luego repita el proceso con otra reunión recurrente. Etcétera.

En resumen, Elody, la contraproductividad es en gran parte responsable de hacerte sentir inútil en el trabajo. Adopte el lema de Rolf Dobelli – elimine lo superfluo – y verá que su vida laboral diaria se simplifica y, por lo tanto, se vuelve más interesante para usted. Como por arte de magia, entonces sentirás que estás haciendo una obra realmente útil. Por tu bien mayor y por el bien de los que te rodean.

Por cierto, el filósofo francés Montesquieu apuntó en su libro «El diario»: «Lo que no es bueno para el enjambre no es bueno para la abeja».